Jeśli wystawiasz faktury przy użyciu kasy fiskalnej albo wydajesz klientom paragony z NIP do 450 zł, 1 stycznia 2027 roku zmienia się u Ciebie więcej niż w większości firm. Kończy się okres przejściowy, który pozwalał robić to po staremu.
Co obowiązuje do końca 2026
Przez cały 2026 rok wolno wystawiać faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wolno też traktować paragon z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto jako fakturę uproszczoną — czyli dokument, który kupujący wrzuca w koszty bez proszenia o cokolwiek więcej.
Żadnego z tych dokumentów nie trzeba przesyłać do Krajowego Systemu e-Faktur. To był świadomy ustęp na czas przejścia, żeby handel i usługi nie musiały zmieniać procedury sprzedaży w tym samym momencie, w którym zmieniają program do fakturowania.
Co się zmienia 1 stycznia 2027
Obie możliwości wygasają. Od tego dnia faktura wystawiona firmie musi powstać w KSeF — niezależnie od tego, czy wcześniej powstałaby na kasie. Paragon z NIP do 450 zł przestaje pełnić funkcję faktury uproszczonej.
W praktyce oznacza to zmianę w tym, co dzieje się przy ladzie. Dziś klient mówi „poproszę na firmę”, podaje NIP i dostaje paragon, który mu wystarcza. Od stycznia ten sam klient dostaje paragon, a fakturę trzeba mu wystawić w systemie.
Czego ta zmiana nie dotyczy
Nie dotyczy sprzedaży dla osób prywatnych. Paragon dla konsumenta zostaje paragonem, kasa fiskalna działa jak działała, a faktura dla osoby prywatnej może trafić do KSeF, ale nie musi. Jeśli sprzedajesz wyłącznie konsumentom, ta zmiana Cię nie obejmuje.
Nie znika też sama kasa fiskalna. Obowiązek ewidencji sprzedaży na kasie jest osobnym przepisem i pozostaje bez zmian. Znika tylko możliwość zastępowania faktury dokumentem z kasy w sprzedaży dla firm.
Kogo to uderzy najmocniej
Branże, w których klient firmowy pojawia się bez zapowiedzi i chce dokument od ręki: gastronomia, stacje paliw, warsztaty, sklepy z materiałami budowlanymi, hurtownie z odbiorem osobistym, punkty usługowe. Wszędzie tam paragon z NIP był najprostszym rozwiązaniem świata, bo zamykał sprawę w piętnaście sekund.
Od stycznia ta sama sytuacja wymaga wystawienia faktury w KSeF. Nie jest to trudne, ale jest inne — i właśnie dlatego lepiej to poukładać w listopadzie niż 3 stycznia przy kolejce.
Co zrobić przed grudniem
- Policz, ile faktur dla firm wystawiasz z kasy. Jeśli to pojedyncze sztuki w miesiącu, wystarczy prosta procedura. Jeśli to codzienność, potrzebujesz rozwiązania, które wystawia fakturę w KSeF od razu przy sprzedaży.
- Sprawdź swój program sprzedażowy. Część systemów kasowych ma już integrację z KSeF, część wymaga dokupienia modułu, a część nie ma jej wcale. To pytanie do dostawcy oprogramowania, warto zadać je teraz, a nie w grudniu.
- Ustal, kto wystawia fakturę. Osoba przy kasie, biuro rachunkowe na koniec dnia, a może właściciel wieczorem? Każdy wariant działa, o ile jest ustalony przed styczniem.
- Przeszkol obsługę w jednym zdaniu. „Od stycznia paragon z NIP nie zastępuje faktury” — tyle musi wiedzieć osoba przy ladzie, żeby nie obiecywać klientowi czegoś, czego nie da się już zrobić.
Co grozi za zignorowanie tej zmiany
Od 1 stycznia 2027 wraca pełny katalog sankcji, zawieszony na cały 2026 rok. Za fakturę wystawioną poza KSeF mimo obowiązku organ może nałożyć karę do 100% kwoty podatku wykazanego na tym dokumencie, a przy fakturze bez podatku — do 18,7% kwoty należności. Nie ma kwoty minimalnej i wysokość kary jest miarkowana, ale górna granica robi wrażenie przy każdej większej sprzedaży.
Nie musisz przechodzić przez to sam
Prowadzimy księgi w Kobyłce od 2006 roku i pracujemy w KSeF od dnia, w którym stał się obowiązkowy. Jeśli masz kasę fiskalną i nie wiesz, jak ułożyć sprzedaż dla firm od stycznia, zadzwoń — przejdziemy przez to razem, zanim zrobi się gorąco.
Zadzwoń: 600 026 987 albo sprawdź wszystkie zmiany wchodzące 1 stycznia.